Mer tid för gästen.

Stöd för 16 konferenslokaler i flera byggnader, med kapacitet för 2-200 personer.

Stöd för 84 hotellrum, där samma rum kan ingå i flera kategorier: familjerum, dubbelrum, queen, king, twin, enkelrum, svit och hundrum.

Stöd för 8 stugor eller lägenheter med uthyrning per dygn, vecka eller längre.

Stugvistelser med eller utan städning samt med självhushåll eller helpension i restaurangen.

Restaurang och bar för konferenspaket, à la carte, fester och minnesstunder i Restaurang, Klubbstugan, Logen och Bistro.

Dagkonferenser och flerdagskonferenser med logi samt event som företagskickoffer och privata bröllop.

Aktiviteter genom externa aktivitetsbolag kopplade till konferensgrupper.

Återkommande företagskunder och privatpersoner samt bokningar via telefon, e-post och webb.

Kundregister där återkommande kunduppgifter kan återanvändas utan ny inmatning.

Separat namn på bokningen, skilt från kundnamnet, som kan visas på PM och användas exempelvis vid fikabuffén.

Stöd för hela kundresan från första kontakt till uppföljning och analys.

Kundresan samlas i Zaplar, med uppföljning via mejl. Recensionsstöd finns ännu inte.

Effektivare försäljning, bokning, planering och fakturering samt modernare arbetssätt.

Ökad automatisering och förbättrad kundupplevelse.

Enkel och dagsaktuell ekonomisk uppföljning.

Stöd för försäljning och merförsäljning, gärna med AI.

Statistik över utfall, aktuellt bokningsläge och resultat av skickade offerter.

Bokningsläge och utfall finns idag. Offertkonvertering planeras till oktober 2026.

Digital självservice för kunder.

Gästportal för upplevelser, spa och restaurang samt hjälp via AI-receptionist finns idag. Digital incheckning planeras till november 2026.

Hantera konferensbokningar.

Hantera hotellbokningar.

Hantera gruppbokningar.

Gruppbokningar stöds idag. Utökat gruppbokningsstöd utvecklas under oktober 2026.

Hantera event, aktiviteter och andra tillägg på individnivå och gruppnivå.

Visa och hantera bokningsstatus, exempelvis offert, preliminär och konfirmerad.

Hantera kundunika avtal.

Kundunika priser kan sättas manuellt i offerten. Automatisk företagsavtalsprissättning planeras till mitten av oktober 2026.

Skapa offerter.

Skicka offerter.

Hantera digital accept av offert.

Skapa bokningsbekräftelser automatiskt.

Intuitivt bokningsflöde som vägleder personalen att lägga in vanliga bokningar systematiskt, inklusive paketerbjudanden.

Skapa tidssatta, detaljerade PM för större arrangemang.

Dela upp PM efter personalens olika roller.

Skriva ut PM och läsa dem enkelt på en läsplatta.

Kopiera en tidigare bokning för att minska dubbelarbete.

Visa konferensbokningar i en lättöverskådlig kalender.

Visa logibokningar i en lättöverskådlig kalender.

Visa konferens och logi överskådligt utan att behöva skifta vy.

Visa konferenslokaler och grupprum överskådligt i konferensbokningen.

Föreslå konferenslokaler och grupprum vid bokningsförfrågan.

Specificera kundens önskemål för lokalen.

Specificera lokalens tillgängliga teknikutrustning.

Specificera möbleringsalternativ.

Specificera övriga tillgängliga tillval.

Hantera olika rumskategorier.

Hantera rumsinventarier, inklusive antal bäddar, bäddsoffor och extrabäddar.

Hantera incheckning.

Hantera utcheckning.

Hantera gruppincheckning.

Hantera överbokningsregler.

Överbokningsregler utvecklas, med preliminärt mål 5–11 oktober 2026.

Hantera tilläggsbeställningar till en rumsbokning.

Skriva ut rumslistor för brand.

Skriva ut rumslistor för städ.

På sikt kunna ta fram rumsspecifika underlag för fastighet och underhåll.

Rumsspecifika underhållsunderlag finns genom Spatial och vidareutvecklas.

Notera åtgärdsbehov i ett rum, exempelvis byte av duschmunstycke eller glödlampa.

Hantera ställplatser för husbilar.

Hantera tilläggsbeställningar för ställplatser.

Hantera olika stugvarianter.

Hantera inventarier för husbilar och stugor.

Hantera tilläggsbeställningar för stugor, exempelvis städning och lakan.

Visa beläggning för husbilar och stugor i bokningsöversikten.

Registrera måltider per bokning.

Hantera specialkost.

Hantera allergier.

Generera köksunderlag.

Generera serveringslistor.

Hantera konferenspaket.

Visa en alltid dagsaktuell lista på en skärm i köket.

Tydligt markera nyligen gjorda ändringar i kökets lista.

Tydligare ändringsmarkering i kökets lista planeras till oktober 2026.

AI-stöd vid offertgenerering.

AI-agenter skapar offerter, svarar på meddelanden och tar beslut. Skriv vad ni vill göra i AI-chatten så driver agenterna arbetsflödet autonomt, enligt era behörigheter och regler.

Föreslå merförsäljning av extra rätter.

Föreslå egna aktiviteter som merförsäljning, exempelvis femkamp och kräftfiske.

Föreslå aktiviteter med externa bolag som merförsäljning, exempelvis kanotpaddling.

Digital självservice för kundens bokning.

Gästportalen hanterar bokning av upplevelser och hjälp via AI-receptionist. Omfattningen för egenadministration av övriga bokningar fastställs tillsammans.

Digital incheckning.

Digital incheckning planeras till november 2026.

Digital signering.

Automatiserade kundutskick, exempelvis bokningsbekräftelser.

Automatiskt mejla kundnöjdhetsformulär till bokaren efter vistelsen.

Automatiska kundnöjdhetsutskick planeras till hösten 2026.

Tillgängliga API:er.

Öppen API-specifikation kan tillhandahållas för er tekniska genomgång.

Standardintegrationer.

Fortnox och tvåvägsintegration med Microsoft 365 / Outlook finns. Vi bygger de integrationer ni verkligen behöver för driftstart.

Integrationsmöjligheter med Microsoft 365.

Tvåvägsintegration med Microsoft 365 finns.

Integration med Outlook.

Tvåvägsintegration med Outlook finns.

Rapportering och analys för era framtida behov.

Vi sköter rapportering och analys internt i Zaplar. Microsoft Power BI behövs inte.

Integration med webbplats och CMS.

Zaplars bokningsflöden kan bäddas in på er webbplats.

Hur fortsatt användning av BookVisit stöds.

Vi föreslår att ersätta BookVisit med Zaplar. Om ni verkligen vill behålla BookVisit kan vi titta på en integration och fastställa behoven tillsammans.

En samlad lösning för restaurangbokningar.

Vi sköter restaurangbokningar i Zaplar och kan integrera med andra bordsbokningsappar vid behov.

Kunna integrera med Fortnox för ekonomisk bokföring.

Fortnox är integrerat för ekonomisk bokföring.

Ange vilka integrationer som är färdiga och vilka som kräver utveckling.

Fortnox, Microsoft 365 och Outlook är färdiga. Övriga integrationsbehov gås igenom vid uppstart; de integrationer ni verkligen behöver för att gå live ingår.

Leverera SIE-filer för bokföring.

Generera faktureringsunderlag.

Hantera deldebiteringar.

Deldebiteringar stöds. Individuell fakturering av grupppaket kräver idag manuell uppdelning; förbättrat stöd utvecklas.

Hantera samlingsfakturor.

Samlingsfakturor planeras till oktober 2026.

Hantera kreditfakturor.

Hantera momsregler.

Hantera olika prislistor.

Stöd för fler prislistor planeras till oktober 2026.

Rapportera beläggning.

Rapportera intäkter.

Rapportera bokningsvärde.

Rapportera konverteringsgrad från offert till bokning.

Rapportering av offertkonvertering planeras till oktober 2026.

Rapportera kundsegment.

Tillhandahålla säljstatistik.

Tillhandahålla prognoser.

Exportera rapporter till Excel.

Exportera rapporter till CSV när det är lämpligt.

Exportera rapporter till PDF.

Koppla information från bokningssystemet till CRM, eller föreslå ett CRM som kan samverka med systemet.

Vi kan integrera med ert CRM. Zaplar har även egna gäst- och företagsprofiler med Guest Intelligence som samlar historik, data och preferenser.

Kundregister och koppling till CRM.

Gäster och företag har egna profiler i Zaplar. Kundregister i ert CRM kan kopplas via integration, med omfattning som vi fastställer tillsammans.

Kontaktpersoner.

Kontaktpersoner samlas i Zaplars gäst- och företagsprofiler.

Kundhistorik.

Guest Intelligence samlar historik, data och preferenser kring varje gäst.

Aktiviteter i CRM.

Aktiviteter i ert CRM kan omfattas av en integration. Önskat arbetsflöde fastställs tillsammans.

Säljpipeline.

En extern CRM-lösning kan hantera er säljpipeline. Vi går tillsammans igenom vilken information som behöver utbytas med Zaplar.

Kampanjer.

Kampanjer kan hanteras i ert CRM. Behovet av integration och datautbyte fastställs tillsammans.

Kundsegmentering.

Uppfylla aktuellt regelverk inom GDPR.

Personuppgiftsbehandlingen regleras i Zaplars DPA. Roller, lagring och rutiner gås igenom vid införandet.

Systemets säkerhet, inklusive om krypterad kommunikation finns.

Molndrift med redundans mellan tillgänglighetszoner och krypterad kommunikation. Säkerhetsvillkor framgår av våra avtalsdokument.

Om multifaktorautentisering finns.

Multifaktorautentisering finns.

Kunna följa loggade händelser i systemet.

Händelser loggas med användare och tidpunkt.

Automatisk säkerhetskopiering.

Hur och när säkerhetskopiering genomförs.

Automatisk säkerhetskopiering varje dag kl. 03.00 med krypterade kopior. Lagring och återställning gås igenom vid införandet; se DPA.

Vad systemet klarar idag.

Hela Zaplar samlar hotell, konferens, restaurang/POS, offerter, betalningar, gästprofiler, AI och kundkommunikation. Nuläge och planerade förbättringar framgår punkt för punkt här.

Planerad utveckling för den närmaste framtiden separat från nuläget.

Planerade funktioner visas separat i utvecklingsplanen ovan. Personalappen för mobilen planeras till slutet av 2026. Tidplan och acceptanskriterier bekräftas före avtal.

En komplett leverans med implementering, utbildning och support.

Vi sköter hela onboardingen: migration, uppsättning, nödvändiga integrationer och utbildning på plats. Support ingår. Onboarding kostar 0 kr med 100 % rabatt.

Förslag på implementeringsprocess.

Gemensam planering följs av konfiguration, provmigrering, tester och utbildning. Därefter slutmigrering och godkänd driftstart. Vi ansvarar för genomförandet.

En tidplan.

Planering efter beslut. Utbildning och stegvis införande november–december 2026. Planerad driftstart januari–februari 2027.

Resursbehov från Bommersvik och uppskattad tidsåtgång.

Planeringsestimat: 8 timmar för projektansvarig, 4 timmar per nyckelanvändare och 2–4 timmar per övrig användare för utbildning. Vi sköter dataarbetet. Estimat och rollfördelning bekräftas vid uppstart.

Vilka data som kan migreras från Jupiter.

Vi sköter migreringen från Jupiter. För att hämta data behöver vi tillgång till ert nuvarande system. Exakt dataomfattning kvalitetssäkras genom exportprov och provmigrering.

Vilka data som bör migreras från Jupiter.

Vi prioriterar framtida bokningar, aktiva gäst- och företagsuppgifter, förskott och öppna saldon. Historik gås igenom utifrån verksamhetsbehov och tillgängliga data.

Test och acceptans.

Hotell-, konferens- och restaurangflöden, integrationer, betalningar och fakturering testas. Bokningar, kapacitet och saldon stäms av; ni godkänner acceptanskriterier före driftstart.

Utbildningsinsatser.

Digital videokurs och utbildning på plats ingår i onboardingen utan extra avgift.

Förhålla leveransplanen till önskad utbildningsstart och delimplementering i november/december 2026.

Utbildning och delimplementering planeras till november–december 2026. Arbetsflöden och datum fastställs gemensamt.

Förhålla leveransplanen till önskad driftstart och överföring av bokningar i januari/februari 2027.

Driftstart och överföring av bokningar planeras till januari–februari 2027, efter godkända tester och avstämda saldon.

Planera implementeringsstart tillsammans med Bommersvik direkt efter beslut.

Vi startar planeringen tillsammans direkt efter beslut, med en grundare och ansvarig ingenjör som era kontaktpersoner.

Hur supporten fungerar och hur den kontaktas.

Kontakta support@zaplar.com. Ärendet registreras och prioriteras enligt våra supportvillkor.

Vad som ingår i supporten.

Support och felhantering enligt supportvillkoren ingår. Ni har dessutom direkt kontakt med en grundare och ansvarig ingenjör.

Vad som kostar extra och när extra kostnader tillkommer.

Betalterminaler: 200 kr/månad inklusive licensierad hårdvara. AI-telefonnummer: 49 kr/månad per nummer. Stripes standardavgifter gäller utan Zaplar-påslag. Övrig kundspecifik utveckling utanför leveransen offereras separat.

Servicenivåer.

Fyra prioriteringar: kritiskt, allvarligt, mindre allvarligt och ringa. Klassade kritiska fel hanteras kontinuerligt även utanför supporttiden, med er medverkan enligt supportvillkoren.

Supporttider och hantering av kritiska fel.

Ordinarie support: helgfria vardagar kl. 08.00–17.00 CET. Klassade kritiska fel hanteras kontinuerligt enligt supportvillkoren.

Svarstider.

Första felhantering inom 2, 24, 72 respektive 120 supporttimmar för prioritet 1–4. Tiderna avser påbörjad hantering, inte garanterad lösningstid.

Tillgång till kundansvarig.

En grundare och ansvarig ingenjör följer er. Namn och direkta kontaktuppgifter anges vid uppstart.

Versionsuppdateringar.

Ni får alltid de senaste funktionerna utan extra kostnad. Vi ansvarar för uppdateringar och meddelar planerade driftåtgärder i förväg.

Engångskostnad för implementation.

Onboarding inklusive implementation: ordinarie 19 500 kr. Er rabatt är 100 % och ert pris 0 kr.

Engångskostnad för projektledning.

Projektledning och samordning ingår i den kostnadsfria onboardingen.

Engångskostnad för migrering.

Vi sköter migreringen inom onboardingen utan extra avgift.

Engångskostnad för utbildning.

Digital kurs och utbildning på plats ingår i onboardingen utan extra avgift.

Engångskostnad för integrationer.

Vi bygger de integrationer ni verkligen behöver för att gå live. De ingår i den överenskomna leveransen.

Löpande licenskostnader.

Hela Zaplar: 34 650 kr/månad efter 30 % rabatt på 49 500 kr. Terminaler 200 kr/månad och telefonnummer 49 kr/månad per nummer tillkommer, samt Stripes standardavgifter utan Zaplar-påslag.

Löpande driftkostnader.

Molndrift ingår i månadspriset. Ingen separat driftavgift.

Löpande supportkostnader.

Ordinarie supportpris 1 500 kr/månad. Er rabatt är 100 % och ert pris 0 kr under den initiala avtalsperioden.

Löpande kostnader för tilläggsmoduler.

Hela Zaplar, AI-användning och de senaste funktionerna ingår utan extra kostnad. Terminaler, telefonnummer och transaktionsavgifter specificeras separat i erbjudandet.

Samtliga priser exklusive moms.

Alla priser anges i SEK exklusive moms. Engångs-, månads- och transaktionsavgifter redovisas separat.

Förhålla erbjudandet till önskad avtalstid om tre år med möjlighet till förlängning ett år i taget.

Förslag: 36 månader från driftstart, därefter förlängning 12 månader i taget med 3 månaders uppsägningstid före periodens slut. Rabatterna på plattform och support gäller under den initiala avtalsperioden.

Referenskunder och underlag för referenssamtal.

Föreslagna referenser: Hufvudsta Gård och Görvälns Slott, båda inom Workation Group. Kontaktpersoner och driftsatt omfattning bekräftas inför referenssamtal; upplägget stäms av med er.